Privacy Verklaring

Inhoud

LEVgroep verwerkt persoonsgegevens zoals naam, adres, woonplaats, geboortedatum. Maar ook zogenoemde  ‘bijzondere persoonsgegevens’, bijvoorbeeld over hulpvragen en gezondheid van onze cliënten.
In dit privacy statement leggen wij uit hoe wij omgaan met het verwerken van die persoonsgegevens.
Wij doen ons uiterste best om de aan ons verstrekte persoonsgegevens veilig te bewaren en zorgvuldig te behandelen. Wij registreren zo weinig mogelijk (bijzondere) persoonsgegevens.
 
Van wie verwerkt LEVgroep persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens van personen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, hebben gehad of willen krijgen. Dat zijn bijvoorbeeld persoonsgegevens van:

  • Cliënten, deelnemers en hun vertegenwoordigers.
  • Personen die interesse tonen in onze hulp- en dienstverlening.
  • Personen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.

 
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens?
Medewerkers in alle onderdelen van LEVgroep verwerken persoonsgegevens.
LEVGroep bestaat uit het centraal kantoor aan de Penningstraat 55 te Helmond, en lokale afdelingen in de gemeenten Asten, Deurne, Geldrop-Mierlo, Gemert-Bakel, Helmond, Laarbeek, Nuenen, Oirschot, Someren, Son en Breugel.
De hulp- of dienstverlener waarmee je als cliënt, deelnemer of belangstellende te maken heeft, is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
 
Waarom verwerkt LEVgroep persoonsgegevens?

1. Voor de cliënt/deelnemer -> het doel, afspraken en de voortgang van het hulp- of dienstverleningsproces wordt vastgelegd.
 
2. Voor de medewerker–> doel, afspraken en voortgang van het hulp- of dienstverleningsproces worden vastgelegd. In geval van ziekte van de medewerker kan een collega die het werk overneemt in het dossier zien wat de stand van zaken is.
 
3. Voor de organisatie -> we kunnen beleid bijsturen op basis van ontwikkelingen. Bijvoorbeeld, als veel mensen onze hulp vragen bij financiële problemen, moeten wij meer medewerkers opleiden die hier verstand van hebben.
 
4. Voor de opdrachtgever -> Dit is bijvoorbeeld de gemeente. De gemeente verstrekt subsidie en wil weten wat wij daarmee gedaan hebben en welke resultaten we hebben bereikt.
Bij het geven van informatie aan opdrachtgevers zoals de gemeente worden alle persoonsgegevens geanonimiseerd, dus de opdrachtgever kan niet zien om welke personen het gaat.

Welke persoonsgegevens verwerkt LEVgroep?
Als personen gebruik willen maken van onze hulp- en dienstverlening, hebben wij diens persoonsgegevens nodig.
Wij registreren naam, adres, woonplaats, geboortedatum, nationaliteit (Nederlands, Europees, of Buiten Europa), geslacht, telefoonnummer, e-mailadres, in sommige gevallen het Burger Service Nummer. dit is de zogenoemde ‘persoonskaart’.
Bij individuele hulp- en dienstverlening zijn deze gegevens ter inzage in het online persoonlijk cliëntdossier.
 
Van deelnemers aan groepsactiviteiten, cursussen, workshops en trainingen worden meestal alleen bovenstaande gegevens geregistreerd.
 
Het Burger Service Nummer wordt alleen geregistreerd als dit voor de hulp- en dienstverlening noodzakelijk is. Alleen de directe hulp- of dienstverlener kan dit in het dossier zien.
 
Bijzondere persoonsgegevens
LEVgroep verwerkt ook zogenoemde ‘bijzondere persoonsgegevens’.
Deze worden alleen geregistreerd bij individuele hulp- en dienstverlening.
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens. Bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens over ras, politieke gezindheid, godsdienst of levensovertuiging, seksuele leven.
Deze gegevens mogen en zullen wij alleen registreren als dit noodzakelijk is voor onze hulp- en dienstverlening.
 
Bij individuele hulp- en dienstverlening leggen wij voor de cliënt een persoonlijk dossier aan.
Wij registreren daarin welke doelen de cliënt met onze hulp wil bereiken. Ook worden verslagen van gesprekken tussen cliënt en hulp- en dienstverlener daarin bewaard.

Andere onderdelen van het individuele cliëntdossier kunnen zijn:

  • Plan van aanpak
  • Verwijsbrieven of rapportages van derden (b.v. huisarts, school).
  • Rapportages aan derden (dit gebeurt alleen met uw medeweten, aan bv huisarts, school)
  • De essentie van e-mails met en over de cliënt. E-mailverkeer wordt niet in zijn geheel aan het dossier toegevoegd. Alleen de essentie van een mail wordt overgenomen in de vorm van een verslag.

Online dossier
Alle hierboven genoemde onderdelen zijn voor de cliënt ter inzage in het online dossier. Cliënt kan hier zelf ook verslagen aan toevoegen. Client kan tevens anderen zoals familieleden, vrijwilligers, andere hulp- en dienstverleners, toegang tot het dossier geven.
Persoonlijke werkaantekeningen van de hulpverlener horen niet tot het cliëntdossier en zijn niet ter inzage van de cliënt.
 
Voor beleidsdoelen verwerken wij ook nog andere gegevens, zoals met welke vraag de cliënt komt (bijv. opvoeding, echtscheiding, financiën, eenzaamheid).
Ook registreren we waar nodig de gezinssituatie, inkomen, op welke terreinen de redzaamheid minder groot is, en dergelijke.
Na beëindiging registreren we o.a. met welke reden de hulp- en dienstverlening is beëindigd, of deze resultaat heeft gehad en de cliënt zichzelf weer kan redden. 
 
Deze gegevens voor beleidsdoelen worden alleen geanonimiseerd gebruikt voor beleidsontwikkeling. Daarom zijn deze niet ter inzage van de cliënt.
 
Wie heeft toegang tot de persoonsgegevens?
Personeelsleden van LEVgroep die een dienst aan cliënt of deelnemer leveren, en diens collega’s uit hetzelfde team, kunnen diens  gegevens van de persoonskaart inzien en alle verslagen e.d. die met de hulp- of dienstverlening te maken hebben. Ook kunnen zij zien van welke diensten de cliënt /deelnemer nog meer gebruik maakt of heeft gemaakt.
 
Collega’s uit andere teams van LEVgroep kunnen de persoonskaart zien en ze kunnen zien van welke diensten de cliënt gebruik maakt (of heeft gemaakt).
 
De managers hebben toegang tot de cliëntdossiers van de door hen aangestuurde teams.

De documentbeheerder/ staffunctionaris kwaliteit en ontwikkeling  heeft toegang tot de dossiers voor het doen van kwaliteitssteekproeven.
Enkele hiervoor aangewezen medewerkers hebben toegang tot de dossiers voor doorontwikkeling van het registratiesysteem.
 
Persoonsgegevens inzien, wijzigen of verwijderen?
Cliënten en deelnemers hebben  het recht te weten wat er over hen is geregistreerd.
Alle cliënten van individuele hulp- of dienstverlening kunnen zelf in principe hun dossier online inzien.
Kan dit om een bepaalde reden niet en wil een de cliënt inzage in het hulpverleningsdossier of een afschrift, dan zal dit zo snel mogelijk, uiterlijk binnen 4 weken, gebeuren. De betrokken hulp- of dienstverlener geeft de cliënt inzage of een afschrift.
Voor de verstrekking van een afschrift mag een redelijke vergoeding in rekening worden gebracht, nl de kostprijs van een fotokopie, met een maximum van €22,50 per dossier.

Recht op inzage in het cliëntdossier weigeren.
Inzage in het cliëntdossier kan worden geweigerd als het een onevenredig nadeel voor een derde met zich meebrengt; er bevinden zich bijvoorbeeld in het dossier ook privacygevoelige c.q. persoonsgegevens van familieleden. Het gaat dan om persoonsgegevens die niet door de cliënt zelf aan de hulpverlener zijn meegedeeld maar door het familielid of iemand anders.
Inzage weigeren mag verder alleen:
-      Ter voorkoming van strafbare feiten.
-      Ter bescherming van betrokkene (cliënt of leden van diens gezin).
-      Ter bescherming van de rechten en vrijheid van anderen.
 
Gegevens in het dossier aanvullen.
Op verzoek van de cliënt worden de opgenomen gegevens aangevuld met een door de cliënt afgegeven verklaring over die opgenomen gegevens. Dit gebeurt middels een afzonderlijk verslag met verwijzing naar het oorspronkelijke verslag.
 
Gegevens corrigeren of verwijderen.
De cliënt kan schriftelijk vragen om correctie of verwijdering van op hem betrekking hebbende gegevens als deze gegevens  feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, of als ze in strijd zijn met een wettelijk voorschrift.
 
Binnen twee weken bericht of aan een verzoek al dan niet gehoor wordt gegeven.
De verantwoordelijke hulp- of dienstverlener laat de cliënt binnen twee weken na ontvangst van het schriftelijk verzoek tot correctie of verwijdering schriftelijk weten, of dan wel in hoeverre hij aan het verzoek voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.
 
Verzoek binnen één maand uitvoeren.
De verantwoordelijke hulp- of dienstverlener verwijdert /vernietigt de gegevens binnen één maand nadat de cliënt daarom heeft gevraagd, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de cliënt, en ook voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is.
 
Dossier vernietigen als geen hulp tot stand is gekomen.
Als een cliënt waarmee geen hulp- of dienstverlening tot stand is gekomen, hierom vraagt, kan desgewenst het gehele dossier worden verwijderd. Als de hulpverlening niet is gestart, dient het geen enkel doel om de gegevens van cliënt te bewaren. Alleen als er zwaarder wegende redenen zouden zijn om het dossier te bewaren, (bv bij strafbare zaken, als de veiligheid van cliënt of gezinsleden of anderen in gevaar is) kan het verzoek tot vernietiging van het dossier worden geweigerd.  Voorbeeld: in het geval van huiselijk geweld/kindermishandeling.
 
Dossier vernietigen na bepaalde tijd.
Als er een bepaalde periode geen nieuwe registraties zijn gedaan, wordt een dossier vernietigd. Zie “Hoe lang worden gegevens bewaard’.
 
Persoonsgegevens meenemen  (dataportabiliteit)?
Als een cliënt diens dossier wil overdragen aan een andere organisatie, kan deze zelf de verslagen uit het online dossier etc. kopiëren. Mocht dit om enige reden niet mogelijk zijn, dan zorgen wij ervoor dat de cliënt digitaal of op papier alle onderdelen van het cliëntdossier ontvangt.
 
Hoelang worden persoonsgegevens bewaard?
De persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt.
 
Individuele dossiers hulp- en dienstverlening LEVgroep

  • Algemeen Maatschappelijk Werk : 2 jaar tenzij sprake is van Huiselijk Geweld dossier
  • Sociaal Raadslieden Werk: 2 jaar
  • Gezins- en jongerencoach, Jeugd- en Gezinswerker: 2 jaar tenzij sprake is van Huiselijk Geweld dossier
  • Huiselijk Geweld dossiers hebben een bewaartermijn van 15 jaar. Als het dossier van belang is voor het beëindigen van een mogelijke situatie van kindermishandeling of bij incest wordt het dossier bewaard tot het jongste kind in het gezin 18 jaar is geworden.

Persoonsgegevens voor deelname aan een van de trainingen en cursussen Leren met LEV worden 2 jaar bewaard.
 
Uitwisseling van persoonsgegevens met derden
Wij mogen alleen persoonsgegevens geven aan derden (b.v. huisarts, school, andere hulp- of dienstverleners) met medeweten van de cliënt.
Hierop zijn uitzonderingen mogelijk. Wij mogen gegevens delen met derden:

  • ter voorkoming van strafbare feiten
  • ter bescherming van betrokkene ( cliënt of deelnemer)
  • ter bescherming van de rechten en vrijheden van anderen

Het gaat hier om uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld: als sprake is (vermoedens van) kindermishandeling/verwaarlozing of huiselijk geweld; als iemand zichzelf verwaarloost, of niet voldoende voor zichzelf kan zorgen en daardoor gevaar loopt; als iemand een gevaar voor anderen is. 
 
Wet- en regelgeving kan ons er ook toe verplichten om gegevens over de cliënt aan een overheidsinstelling door te geven. Bijvoorbeeld aan de gemeente als de cliënt gebruik maakt van hulpverlening door gezins- en jongerencoaches.
 
 
Waar kan ik terecht met een vraag? Bel 0492-598989
 
Waar kan ik terecht met een klacht?
Kijk hiervoor op onze website onder ‘Klachten’.